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Nun gehört die erste Jahresendverarbeitung mit Avaloq bereits der Geschichte an. Den Umfang dieser Verarbeitung möchten wir anhand einiger Zahlenbeispiele illustrieren: |
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Die physische Verarbeitung, die sowohl Druck wie auch Verpackung des Kundenoutputs umfassen, wurde dieses Jahr erstmals in den neu bezogenen Räumlichkeiten im Zentrum Triesen von den Mitarbeitenden im Printing verrichtet. Vier Personen haben in zwei wechselnden Schichten die Belege erstellt, verpackt und der Post übergeben.
Mittels der Hochleistungsdrucker wurden in einem Zeitraum von rund 56 Stunden knapp 420'000 A4-Seiten Papier bedruckt. |
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Print- & Verpackungsstrasse im Servicezentrum Triesen |
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Verpackt wurde dieser Output in 29'000 C5- und 19'000 C4-Kuverts; dies wurde zum grössten Teil maschinell durchgeführt. Die Kuverts wurden in 17 grossen Postwagen bereitgestellt und von der Post direkt via Lastwagen bei uns abgeholt. |
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Betrachtet man diese Stückzahlen in einem anderen Kontext, wird man sich der Dimensionen bewusst: Die verarbeiteten Papierseiten würden gestapelt einen Turm von über 40 Meter Höhe ergeben mit einem Gewicht von rund 2.1 Tonnen. Als Querformate aneinander gereiht, erhalten wir eine Papierstrecke von 125 Kilometer Länge, die weiter als bis zu unserem Standort in Zürich, der VP Bank (Schweiz) AG, reicht. Zusätzlich zu den 2.1 Tonnen an Druckerpapier mussten weitere 290 Kilogramm an C5- und 380 Kilogramm für C4-Kuverts in die Verarbeitungsmaschinen und anschliessend in die Postlieferungswagen geladen werden. |
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Fünf Fragen an Peter Lötscher und Rudolf Bachmann |
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Wie werden Grossaktionen wie die Endjahresverarbeitung koordiniert und vorbereitet? |
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Die Planung für die Jahresend- und Halbjahresverarbeitung beginnt bereits Monate im Voraus zusammen mit der IT. In regelmässigen Sitzungen werden Masterpläne erstellt und ebenfalls entsprechende Testläufe durchgespielt, um Verarbeitungszeiten zu ermitteln oder etwaige Probleme im Vorfeld erkennen zu können. |
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Wie oft sind solche Grossaktionen im Jahr zu bewältigen? Wann sind die Spitzenzeiten? |
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Die beiden grössten Ereignisse im Jahr, sind klar die Jahresend- und Halbjahresverarbeitung, die einen ähnlich grossen Umfang aufweisen. Im April und September fallen noch jeweils die Quartalsverarbeitungen an, die ungefähr ein Volumen von 60 Prozent der Endjahresverarbeitung aufweisen. Zusätzlich werden immer wieder Grossversendungen (Mifid, Kundenbriefe) durchgeführt, die eine entsprechende Planung und Organisation voraussetzen. |
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Was sind jeweils die grössten Herausforderungen? |
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Eine kundennahe Verarbeitung spielt hier natürlich eine wichtige Rolle. Entscheidend ist, wie die Verarbeitungstage fallen, bzw. wieviele Tage uns für die Verarbeitung zur Verfügung stehen. Eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kollegen aus der IT ist dabei unerlässlich. |
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Sind schon Pannen passiert? |
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Grundsätzlich beinhaltet ein Massenversand immer ein gewisses Risiko, da jeweils ein erheblicher Teil manuell verarbeitet werden muss. Durch den Einsatz bestens geschulter Mitarbeitende mit langjährigem Know-how in diesem Fachbereich sind Fehler jedoch äusserst selten. Trotz allem kann bei solchen Massen nie ganz ausgeschlossen werden, dass es zu einem Versandfehler kommen kann. Durch technische sowie organisatorische Kontrollen und Sicherungen werden im Vorfeld alle Vorkehrungen getroffen, um solche Pannen auszuschliessen. |
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Welche weiteren Dienstleistungen erbringt der Bereich Document Logistics? |
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Der Aufgabenkatalog im Bereich Document Logistics ist sehr vielseitig. Wir Unterscheiden die beiden Fachgebiete Mail Service und Archiv. Hier ein kurzer Überblick über die Aufgaben und Tätigkeiten der beiden Fachgebiete. |
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Mailservice: |
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Archiv: |
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